La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Kalendoo traite les données personnelles dans le cadre de la fourniture de son service SaaS B2B de gestion des congés et absences, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la législation française applicable.
Kalendoo agit :
- en qualité de responsable de traitement pour les données liées à la gestion de ses clients (comptes, facturation, support),
- en qualité de sous-traitant pour les données traitées pour le compte des entreprises clientes via l'utilisation du logiciel (données des collaborateurs).
1. Responsable du traitement
Pour les données relevant de sa responsabilité directe :
- Nom du service : Kalendoo
- Statut : Micro-entreprise
- Responsable : Jules DELESSE
- Pays d'établissement : France
- Email de contact (données personnelles) : privacy@kalendoo.app
Pour les données traitées dans le cadre de l'utilisation du logiciel par les clients, l'entreprise cliente est responsable de traitement et Kalendoo agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD.
2. Description du service
Kalendoo est un logiciel en ligne destiné aux entreprises permettant :
- La gestion des congés et absences des collaborateurs
- Le suivi des soldes de congés
- La validation et l'historisation des demandes
Kalendoo n'exploite pas les données des collaborateurs pour son propre compte et ne les utilise que conformément aux instructions de ses clients.
3. Données personnelles traitées
3.1 Données relatives aux comptes clients
- Nom et prénom
- Adresse email professionnelle
- Données de connexion (logs, adresse IP)
3.2 Données relatives aux collaborateurs (traitées pour le compte des clients)
Selon la configuration choisie par le client, les données suivantes peuvent être traitées :
- Nom et prénom
- Adresse email professionnelle
- Solde de congés et historiques d'absences
- Rôles et droits (collaborateur, manager, administrateur)
3.3 Pièces jointes et données de santé éventuelles
Kalendoo permet de joindre des documents (pièces justificatives) à une demande d'absence. Cette fonctionnalité est générique et ne distingue pas la nature des fichiers : selon l'usage qu'en font l'entreprise cliente et ses collaborateurs, ceux-ci peuvent contenir des données de santé (par exemple un arrêt de travail).
Kalendoo n'exige, n'analyse ni n'exploite ces documents. Pour ces données susceptibles de relever de l'article 9 du RGPD, l'entreprise cliente demeure responsable de traitement et en détermine la base légale, généralement les obligations en matière de droit du travail et de sécurité sociale (article 9.2.b du RGPD). Ces fichiers bénéficient des mêmes mesures de sécurité que les autres données (accès restreint, chiffrement).
3.4 Données de paiement
Les paiements sont traités par un prestataire externe (Stripe). Kalendoo ne stocke aucune donnée bancaire.
4. Finalités du traitement
Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :
- Fourniture et fonctionnement du logiciel de gestion des congés
- Gestion des comptes utilisateurs
- Support client et assistance technique
- Gestion de la facturation et des obligations comptables
- Sécurité, maintenance et amélioration du service
Les données des collaborateurs ne sont traitées que pour les besoins opérationnels définis par l'entreprise cliente.
5. Bases légales du traitement
Les traitements reposent sur :
- L'exécution d'un contrat (fourniture du logiciel)
- L'obligation légale (facturation, comptabilité)
- L'intérêt légitime (sécurité, prévention des abus)
Pour les données des collaborateurs — y compris les éventuelles données de santé contenues dans les pièces jointes — la base légale est déterminée par l'entreprise cliente en tant que responsable de traitement, généralement au titre des obligations en matière de droit du travail et de sécurité sociale (article 9.2.b du RGPD).
6. Destinataires des données
Les données sont accessibles uniquement :
- Aux équipes habilitées de Kalendoo
- Aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service :
- Hébergement : Dyjix (France)
- Stockage des documents : Cloudflare R2 (Europe)
- Paiement : Stripe
- Emails : Spacemail.com
Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants et présentent des garanties suffisantes de conformité au RGPD.
7. Durées de conservation
- Données de compte client : durée de la relation contractuelle
- Données des collaborateurs : selon les paramètres définis par le client, suppression à la clôture du compte
- Données de facturation : durée légale applicable (10 ans)
- Logs techniques : durée limitée nécessaire à la sécurité
8. Cookies
Kalendoo utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (authentification, sécurité, session utilisateur).
Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience non essentiel n'est utilisé.
9. Sécurité des données
Kalendoo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données, notamment :
- Chiffrement des communications
- Accès restreint aux données
- Sauvegardes et surveillance des accès
10. Droits des personnes concernées
10.1 Données clients
Les utilisateurs disposent des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité.
Ces droits peuvent être exercés en contactant : privacy@kalendoo.app.
10.2 Données des collaborateurs
Les collaborateurs doivent exercer leurs droits directement auprès de leur employeur, responsable de traitement.
Kalendoo assistera le client dans la mesure de ses obligations contractuelles.
11. Transferts hors Union européenne
Certains prestataires peuvent être situés hors de l'Union européenne. Dans ce cas, Kalendoo s'assure que les transferts sont encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types, décisions d'adéquation).
12. Modification de la politique de confidentialité
Kalendoo se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. La version en vigueur est celle publiée sur le site.
13. Contact
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter : privacy@kalendoo.app.